イベント年間計画の作り方【テンプレート付】

イベント年間計画の作り方【テンプレート付】

皆さん、こんにちは!「空吹きチャーリー亭」運営事務局です。今日は、エクセルのテンプレートを元にイベントの年間計画の作り方について解説します。

本日の記事は、次のツイート内容がお題です。

何かを始めるにも計画は重要です。

この記事を最後まで読むことで、

  • 毎回のイベントがとっても魅力的になる
  • イベントの実施を通してブランドイメージを形成できる
  • 毎回のイベントの準備を余裕を持って取り組むことができる

 

ようになります。

 

この記事の発信元について

  • 【空吹きチャーリー亭とは】
  • 東横線大倉山駅最寄り横浜市港北区大曽根にある学びのレンタルスペース・シェアキッチン。「おしえる、おそわる、仲間ができる。」をテーマに、地域の学びのサークル活動や教室開催、ブックカフェなどの飲食店営業の場としてご利用いただけます。
  • 活動支援として、活動初期段階でのアドバイス、リーダーの心得、仲間集め、広報展開、活動管理などの個別相談や研修なども実施しています。
  • 利用方法と料金バナー

では早速、イベントの年間計画の作り方について深堀解説をしていきます。

冒頭に、本日解説するイベント年間計画表のエクセルテンプレートを提供します。

イベント年間計画表(エクセルデータ)

 

1 イベント年間計画の必要性

最初になぜイベントの年間計画を作る必要があるのか説明します。

結論から言って、主に次の3つの理由からです。

  • 目的と目標を整理できる
  • 運営メンバー全員での共通認識の醸成
  • 準備不足による失敗の回避

 

では、それぞれ解説します。

 

【理由1】目的と目標を整理できる

1つ目の理由は「目的と目標を整理できる」からです。

イベントというのは、本来その実施目的や実施することによる達成目標があるはずです。

しかし、一般的に年間計画などを考えずに、毎回目先のことに囚われて、場当たり的にイベントを企画実施しているケースが多く見受けられます。

1回のイベントで伝えられることや達成できることには限りがあります。

でも、年間を通しての複数の連続したイベントと捉えるなら、様々なことを実現、達成することができます。

「木を見て、森を見ず」にならないよう、イベントを1回1回バラバラの催し物としてではなく、年間を通して有機的につながっている一連の企画として考えましょう。

そのための実施目的や達成目標を整理する上で、イベントの年間計画の作成はとても効果的です。

 

【理由2】運営メンバー全員での共通認識の醸成

2つ目の理由は「運営メンバー全員での共通認識の醸成」ができることです。

通常多くの場合で、イベントの実施は一人ではできません

講演会などを企画する場合でも、司会、講演者、会場対応など最低でも3人の運営メンバーが必要になります。

そしてその各々の運営メンバーは、イベントの開催までに様々な準備を分業して実施することになりますし、イベント当日には、イベントに来る参加者と何らかの形でコミュニケーションをとることにもなります。

その運営メンバーが、開催するイベントについて何ら共通認識を持っていなければ、

  • イベントの目的や意図とは違う対応を当日してしまう
  • 運営メンバー間の認識の違いにより企画、広報、当日内容がミスマッチ
  • 各月にとり上げるイベントテーマに合わない別企画を実施

 

というような状況に陥ってしまうかもしれません。

これらは結果的に、運営団体のブランドイメージと個々のイベントの質を低下させることになります。

逆に、運営メンバー全員の中での年間計画の共通認識化は、運営団体のブランドイメージとイベントの質を大きく高めることができます。

なぜなら、各メンバーの日々の活動や作業が、年間を通した各イベントと無意識のうちに有機的につながるからです。

 

【理由3】準備不足による失敗の回避

3つ目の理由は、「準備不足による失敗の回避」です。

何事も余裕を持った準備が、イベント成功への道に不可欠ですが、そのためにはいつまでに何をしなければならないのかをあらかじめ把握しておくことが必要です。

もちろん、イベントは水物的な要素もありますので、きちんと準備をしても思ったほど上手くいかないかもしれません。

しかし、きちんと準備と段取りをしたイベントは、適当に準備したイベントとは質の面において雲泥の差があります。

準備は結果に対して決して裏切らない。

そのためには、年間計画の中で今日すべきことを確認し、行動につなげていきましょう。

 

2 イベント年間計画の可視化

それでは実際にイベント年間計画表を記入してみましょう。

今一度、イベント年間計画表のエクセルテンプレートを再掲します。

イベント年間計画表(エクセルデータ)

 

【方法1】既に決まっているイベントの書き出し

まず最初に、年間計画の中で、既に決まっているイベントを書き出してみましょう。

季節の催し物で、クリスマスやハロウィンなどは、典型的なイベントを企画する場合も多いと思います。

また前年度に実施した内容で、反応が良かった企画などを再度実施しても良いでしょう。

とにかく、一旦12月までの間でイベントとして実施することが決まっているもの、実施できるものを記入していきましょう。

この時点では、あまり深く考えずに枠を埋めるゲームだと思って記入します。

 

【方法2】決まっていないイベントのアイデア出し

問題は決まっていない月のイベントをどうにか決めないといけません。

ジェームス・W・ヤング(著)の『アイデアのつくり方』では、

アイデアとは既存の要素の新しい組み合わせ以外の何ものでもない」と言っています。

そこで、イベントの年間計画を作る際には、単独で考えるのではなく、異なる要素との組み合わせについて可能性の思いをめぐらしてみましょう。

では、異なる要素との組み合わせとはどのようなものでしょうか?

例えば、日本では典型的には「四季」の移り変わりです。

  • 4月は桜、お花見や入学式シーズン
  • 5月はこどもの日、こいのぼり
  • 6月は梅雨で雨が多い

 

などが考えられます。

四季やシーズンごとの典型的な催し物の要素を踏まえて、イベントを企画してみましょう。

 

また、同じ主催メンバー内で様々な特技や趣味を持っている人がいるかもしれません。

映画が好きな人、紅茶好きな人、実家が農家、職業は英語の先生etc…そのあたりと組み合わせれば、ドンドンとアイデアは膨らんでいきます。

何気ない特技や趣味とのコラボレーションのイベントも掛け合わせの化学反応で面白くなるケースがあります。

浮かんできたアイデアを取り入れ、イベント企画にまとめてみましょう。

現時点では、イベントの詳細が決まらなくてもテーマとして決めれれば十分です。

 

【方法3】全体の多様性と変化のバランス調整

大体、年間のイベントの内容が埋められてきたら、最後に全体の多様性や変化のバランス調整を行います。

似たような企画が連続している場合は、企画内容を一部変えたりして微修正を加えます。

前後のイベントとのストーリーがつながるようにし、年間を通して一連の企画であるように見せれたらgoodです。

変化と多様性は参加者の関心をとらえ、一貫性があるイベント構成はブランドを形成することが間違いなく可能となります。

 

3 イベント準備作業の可視化

イベントの年間計画が作れたら、最後はイベントの準備作業の可視化です。

各イベントに必要な作業(タスク)をイベント開催日から逆算して、前日、1~4週間前に分けて記載してみましょう。

このように、あらかじめ必要な作業(タスク)を可視化しておくことで、慌てず余裕を持ってイベントの準備にあたることができるようになります。

加えて、必要な作業(タスク)を運営チーム全員で共有しましょう。

そうすれば、各メンバーの日々の活動や作業が、年間を通した各イベントと無意識のうちに有機的につながっていきます。

最後に、エクセルシートの最下段にイベント収支の記入欄がありますので、そちらも記入すれば完成です。

お疲れ様でした。

以上が、エクセルのテンプレートを活用したイベントの年間計画の作り方について解説となります。

 

4 イベント年間計画の作り方に関するおすすめ本

最後にイベントの年間計画の作り方に関するおすすめ本を再掲します。

空吹きチャーリー亭の「みんなの本棚」にも配架しています。

是非、一読ください。

 

アイデアのつくり方

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明日以降の皆さんの学びの活動が、より充実したものになるよう祈っています。

 


 

空吹きチャーリー亭では、日々の学びの活動をサポートし、少しでも皆さんの活動が発展するように応援し、定期的に大人の学び方の研修も実施していきます。実施してほしい研修については、適宜お問合せください。

また、毎月第4日曜日はOPENDAYと日曜フリマです。ぜひお散歩のついでにお立ち寄りいただき、空ちゃの中をご覧になってください。

それでは、今日も明日もレッツスタディ!

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