サークル活動計画の作り方【テンプレートで学ぶ】

皆さん、こんにちは!「空吹きチャーリー亭」運営事務局です。今日は、サークルや教室、地域での学びの活動などにおける活動計画の作り方について解説します。

本日の記事は、次のような悩みの方にぜひとも読んで欲しいと思います。

  • サークル活動やイベントで年間の活動計画って必要でしょうか?
  • 今月と来月の活動までで、先のことなんて考えられない!
  • 年間を通しての活動計画を立ててもその通りに進まないのでは?

心の中でどれか一つでもあてはまったら、この記事が参考になります。

本日の記事を読むことのメリットは、次のとおりです。

  • 活動計画を作るメリットや目的が理解できる
  • 活動計画の内容とその作り方がわかる
  • テンプレート配布で具体的な活動計画書をイメージできる

この記事の発信元について

  • 【空吹きチャーリー亭とは】
  • 「おしえる、おそわる、仲間ができる。」をテーマに、地域の学びのサークル活動や教室開催を支援するシェアスペースです。
  • 地域内活動の支援として、活動団体設立のアドバイス、活動の心得、仲間集め、活動管理などの個別相談や研修なども実施しています。
  • 毎月第4日曜日はOPENDAY&日曜フリマを定期開催。施設内を自由に見学いただけます。

記事の目次は下記のとおりです。では、早速解説をしていきます。

1 活動計画を作るメリット

最初にサークル活動などの地域活動において活動計画を作るメリットについて解説します。先に結論を言っておきますが、メリットは次の3つです。

  • 自分達の活動目標に向かって行動できる
  • 活動仲間やスタッフとの共通認識を作る
  • 年間活動の収支イメージを把握する

 

では、順番に深堀解説をしていきます。

⑴ 自分達の活動目標に向かって行動できる

1つ目のメリットは自分達の活動目標を整理し、それに向かって行動できることです。

年間の活動計画がなければ、最終的に日々の活動で何を成し遂げたいのかわからないまま、目先の活動をその場しのぎで行うことになってしまいます。

その場しのぎで行動すると、一生懸命に活動しても、そもそも活動目的を達成できなかったりして、活動メンバー間の信頼を失いかねません。

なので、サークル活動などの非営利活動でも年間の活動計画を作成することは、自分達がどのような目的で活動し、今日何を行動すべきなのかを整理する良い機会となります。

 

⑵ 活動仲間やスタッフとの共通認識を作る

続いてのメリットは、活動仲間やスタッフとの共通認識を作れることです。

たとえ友達同士であっても、話しをしてみると意外にも全然違う意見であることがわかったりするものです。

つまり、活動目的や活動内容は言語化して文字に書き起こして、活動仲間やスタッフ間で共有し、共通認識を作ることが大切です。

一旦、共通認識が形成されていれば、各メンバーも活動の趣旨を理解し、自立して行動することができるようになります。

そのためにも、まずは活動計画を作りしっかり仲間と共有しましょう!

 

⑶ 年間活動の収支イメージを把握する

3つ目のメリットは、年間活動の収支イメージを把握できることです。

人は誰しも赤字の活動はしたくないと頭では思っています。

しかし、行政等に補助金を申請する場合やNPOなどの法人を除き、年間の活動の収支計画を立てている団体は意外と少ないものです。

収支計画の見通しが甘いと、せっかくの楽しい活動も後々金銭トラブルになってしまうなどのことも起こりえます。

なので、苦手な人も多いかもしれませんが、少なくとも1年間の活動の収支イメージを把握し、赤字にしないような収支設計をすることが大切です。

 

2 活動計画の作り方

続いて、実際の活動計画の作り方を見てみましょう!活動計画の中身のポイントを解説しますが、概ね次のような構成内容になります。順番に解説していきます。

  • 会の名称
  • 会の活動目的
  • 会の運営方針
  • 今年度の活動目標
  • 年間活動計画
  • 年間活動予算

 

⑴ 会の名称

まずは会の名称ですが、これはサークルなどの会の名称でも、定期に開催するイベントの名称でもかまいません。

⑵ 会の活動目的

続いては活動目的です。その会やイベントが持続的に発展するかは、活動目的がしっかりしているかが重要なポイントになります。

1人だけではない何かの集いの場を作るときには、何か目的があるはずです。

共通の趣味の仲間を集めたいのか、技術の切磋琢磨をしたいのか、何かの知識を伝えたいのかなど、目的があるはずです。

その会やイベントでどんな目的を達成したいのかをまずはしっかり考えましょう!

⑶ 会の運営方針

会の運営方針は、会の運営において大事にする点やこだわりなどを整理し、まとめます。

和気あいあいとした雰囲気を大事にするのか、徹底的に技術や知識を磨くのか、メンバー間のコミュニケーションのスタンスはどのようにするのかなどをこだわりポイントをまとめましょう!

⑷ 今年度の活動目標

活動目的と運営方針が定まったら、次は年度の活動目標です。今年はどこまで何をするのかを考えましょう。

例えば、何かの資格を取得する、参加者それぞれが自分の商品を開発する、参加者を何人確保するなど、具体的な目標を設定しましょう!

⑸ 年間活動計画

今年度の活動目標が決まったら、次は実際にその目標を達成できるように、年間の活動計画を作成しましょう。

毎月の活動日とその活動内容、場所などを決めていきます。まだ決まってなくても、仮で決めてみましょう!

もちろん、その予定通りにはいかないことも多いと思いますが、年間の予定を年度当初にイメージすることで、会の運営に余裕が出るだけでなく、不足の事態にも冷静に対応できるようになります。

⑹ 年間活動予算

最後は年間活動予算です。年間活動計画で考えた毎月の活動内容を踏まえて、年間の収入と支出を算出して、損益を計算しましょう。

大事なのは、サークル活動などの非営利活動であっても、損益がマイナスにならないように考えることです。

活動が解散する場合の原因で一番が多いのは、特定の人が負担を一手に背負い込んでしまう場合です。

いくら活動が素晴らしくても、年間で収支が赤字で、それが特定の人の負担で成り立っているなんて事態になれば、持続的な活動にはなり得ません。

そこで、年間活動予算をあらかじめ考え、大きな利益が出なくても、少なくても収支がマイナスにならないような仕組みを考えましょう!

 

3 活動計画書のテンプレートで学ぶ

それでは活動計画の作り方とその内容を踏まえて、実際にあなたの活動計画書を作りあげてみましょう。

活動計画書のテンプレートを作成してみましたので、適宜ダウンロードしてご活用ください。

これまでの生活で身近な活動や教室、セミナーなども実際に収支計算も含めた年間活動計画を検討してみると、改めてその運営の中身というのが理解できると思います。

① 活動計画書の標準テンプレート

活動計画書の標準テンプレート(word形式pdf形式)です。

② フラワーアレンジメント教室

フラワーアレンジメントの活動計画書のテンプレート(word形式pdf形式)です。

③ ペン習字教室

ペン習字教室の活動計画書のテンプレート(word形式pdf形式)です。

④ ジャズサークル

ジャズサークルの活動計画書のテンプレート(word形式pdf形式)です。

⑤ スタートアップ塾

スタートアップ塾の活動計画書のテンプレート(word形式pdf形式)です。

 

4 活動計画の作り方のまとめ

本日は、サークル活動やイベントの活動計画の作り方について、内容と作成のポイントを解説するとともに、活動計画書の標準例をテンプレート形式でまとめました。

お役にたちましたでしょうか?

もう一度おさらいしますと、

 

活動計画を作るメリット

  • 自分達の活動目標に向かって行動できる
  • 活動仲間やスタッフとの共通認識を作る
  • 年間活動の収支イメージを把握する

 

活動計画の作り方

  • 会の名称
  • 会の活動目的
  • 会の運営方針
  • 今年度の活動目標
  • 年間活動計画
  • 年間活動予算

 

活動計画書のテンプレートで学ぶ

  • 活動計画書の標準テンプレート
  • フラワーアレンジメント教室
  • ペン習字教室
  • ジャズサークル
  • スタートアップ塾

 

という内容でした。

明日以降のスタディサークルの活動が、より充実したものになるよう祈っています。

 


 

空吹きチャーリー亭では、このようなサークル運営を行う際のよくある悩みについて、少しでも不安を解消できるよう「サークルリーダー研修」を開催しています。実施してほしい研修については、適宜お問合せください。

また、毎月第4日曜日はOPENDAYと日曜フリマです。ぜひお散歩のついでにお立ち寄りいただき、空ちゃの中をご覧になってください。

それでは、良いスタディサークル活動を!

今日も明日もレッツスタディ!

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