サークルイベント進行表の作り方【テンプレート配布】

サークルイベント進行表の作り方の画像

こんにちは、今日はサークル活動などのイベント進行表の作り方について解説します。

「おしえる、おそわる、仲間ができる。」をテーマに、地域の学びのサークル活動を支援する「空吹きチャーリー亭」運営事務局です。

  • サークル活動やイベントでその日の進行表って必要でしょうか?
  • 行き当たりばったりで開催しても何とかなりますよね?
  • 自分は活動がしたいのであって、細かい事務作業は嫌だなぁ~。

何事であれ、何かをやろうとするとあれやこれやと準備段階で考えることが多いですよね。

そうして、準備段階で面倒くさくなってしまい、結局やめてしまったなんてこともあるかと思います。

でも実は、良い活動やイベントになるかは、95%ぐらいが準備段階で決まるんです。

なので行き当たりばったりで開催しても、きっと良い結果は得られず、むしろせっかく参加してくれた人を不快な思いにさせてしまうなんてことも起こりえるかもしれません。

そこで、今日は、サークル活動やイベントの進行表について、その作り方のポイントを解説するとともに、標準的なサークル活動についてテンプレート形式で配布します。

 

本日の記事を読むことでもメリット

  • サークル活動やイベント開催時の進行表の作り方がわかる
  • 活動やイベント進行表の標準的なテンプレートを活用できる
  • テンプレート活用で事務作業を短縮できる

この記事の発信元について

  • 【空吹きチャーリー亭とは】
  • 「おしえる、おそわる、仲間ができる。」をテーマに、地域の学びのサークル活動や教室開催を支援するシェアスペースです。
  • 地域内活動の支援として、活動団体設立のアドバイス、活動の心得、仲間集め、活動管理などの個別相談や研修なども実施しています。
  • 毎月第4日曜日はOPENDAYと日曜フリマを定期開催。施設内を自由に見学いただけます。

1 イベント進行表の作り方のポイント

最初に、サークル活動やイベント時の進行表の作り方について、ポイントを絞って解説します。

先に結論をお伝えすると、進行表の作り方のポイントは次の5点です。

 

  • 進行表の構成要素を意識する
  • 準備と片付け時間を忘れずに
  • 自己紹介タイムと振返りタイム
  • 内容を詰め込み過ぎない
  • 時間配分はゆとりをもって

 

それでは、各項目に沿って深掘り解説をしていきます。

 

①進行表の構成要素を意識する

活動・イベントの進行表を作るにあたり、大体必要な項目は次の5つです。

そんなに難しくないので、簡単に作成できます。参考に標準テンプレートを作成しましたので、適宜ダウンロードしてご活用ください。

  • 開始時刻
  • 所要時間
  • 内容
  • 担当者・役割分担

(標準テンプレート:word形式pdf形式

 

②準備と片付け時間を忘れずに

それでは、実際に進行表を作っていきます。まず最初に必ず準備と片付けの時間を忘れずに記入するようにしましょう!

なぜなら、通常、活動場所やイベント会場をレンタルする時には、準備と片付け時間を含むことが一般的です。

なので、これを考慮しておかないと準備しているときにお客さんが来てしまったり、片付け途中でレンタル時間が終了してしまい超過料金をとられてしまったりと注意が必要です。

進行表の作成の際には、必ず準備と片付けの時間をしっかり確保するように段取りをしましょう。

 

③自己紹介タイムと振返りタイム

活動・イベントには、通常メインの内容に8割以上の時間を割くことになります。しかし実は重要なのが、そのメイン時間の前後に自己紹介タイムと振返りタイムを設けるかどうかで、その場の質や満足度が変わってくることがあります。

例えば、日々の教室を運営するときに、新しく参加するメンバーが初めて参加する際には、自己紹介タイムを設けることで、メンバー間の心の安心感や満足度が変わってきます。

また、教室の参加者に対して、会の終了前に簡単に「今日はどうでしたか?」と振返りタイムを設けることで、会の運営改善ができるだけでなく、参加者自身も新たな気づきを得られます。

縁日やフリーマーケットなどのイベントについても、オープン前に簡単に出店メンバー間の自己紹介タイムを設けるだけで、出店者同士の交流がしやすい雰囲気となり、次回以降の出店意欲が増すこともあります。

同じように、出店後に少しの時間で今日の感想を言い合うことで、イベントの運営改善と参加者自身の改善点を振り返ることができます。

もちろん、大規模な会やイベントだと、参加者全員に発言をもらうことは、時間的にも難しいため、ケースバイケースによることもあると思います。

ただ、自己紹介タイムと振返りタイムというのがあって、それを進行表の中で意識して取り入れるかどうかで、その場の質や満足度が変化するというのを覚えておきましょう。

 

④内容を詰め込み過ぎない

次のポイントは「内容を詰め込み過ぎない」ということです。

これは非常に重要です。一つの会やイベントの中で、複数の内容を何個も何個も入れてしまうと運営も大変ですが、参加者も振り回されて疲れてしまいます。

例えば、講演会を企画する際には、通常「講演」というメインの内容があり、「トークセッション」というサブの内容を用意したりします。

しかし、ここに講演者は3人にして、その後さらに参加者同士の「ワークショップ」、参加者と登壇者の「質問タイム」などの内容を追加していってしまうとなんだか盛沢山でお腹いっぱいになってしまいますよね。

参加者にとっても「何だか忙しい会だったね」という印象にもなりかねません。

なので、企画段階であれこれとアイデアが浮かぶことはあれども、内容を詰め込みすぎずにメインが1つ、サブが1つといったようなシンプルな構成とすることから始めてみましょう。

 

⑤時間配分はゆとりをもって

最後は、時間配分についてです。

結論から言って「時間配分はゆとりをもって」計画しましょう。

なぜなら、経験上実際に会やイベントの進行にあたり、遅くなることは多々あっても、早まることはまれです。

ついつい、人はしゃべり過ぎてしまうため、各内容の配分時間は予めゆとりをもって計画しましょう。

 

2 イベント進行表の作り方テンプレート

さて、後半は実際のサークル活動やイベントの進行表のサンプルをテンプレート形式で作成してみましたので、適宜ダウンロードしてご活用ください。

また、各イベントの類型についての解説はこちらのページをご参照ください。

①講演会

講義型のイベントである講演会の進行表(word形式pdf形式)です。

②読書会

紹介型のイベントである読書会の進行表(word形式pdf形式)です。

③チラシづくり研修

講義型と体験型の組み合わせであるチラシ作り研修の進行表(word形式pdf形式)です。

④料理教室

体験型の教室である料理教室の進行表(word形式pdf形式)です。

⑤写真教室

講義型と製作・練習型の組み合わせである写真教室の進行表(word形式pdf形式)です。

⑥アクセサリー制作サークル

製作・練習型の活動であるアクセサリー制作サークルの活動進行表(word形式pdf形式)です。

 

3 本日のまとめ

本日は、サークル活動やイベントの進行表について、その作り方のポイントを解説するとともに、標準的なサークル活動やイベントの進行表についてテンプレート形式でまとめました。

お役にたちましたでしょうか?

 

もう一度おさらいしますと、

 

イベント進行表の作り方のポイント

  • 進行表の構成要素を意識する
  • 準備と片付け時間を忘れずに
  • 自己紹介タイムと振返りタイム
  • 内容を詰め込み過ぎない
  • 時間配分はゆとりをもって

 

イベント進行表の作り方テンプレート

  • 講演会
  • 読書会
  • チラシづくり研修
  • 料理教室
  • 写真倶楽部
  • アクセサリー製作WS
  • JAZZセッション
  • 対話カフェ
  • フリーマーケット

 

という内容でした。

明日以降のスタディサークルの活動が、より充実したものになるよう祈っています。

 


空吹きチャーリー亭では、このようなサークル運営を行う際のよくある悩みについて、少しでも不安を解消できるよう「サークルリーダー研修」を開催しています。

実施してほしい研修については、適宜お問合せください。

また、毎月第4日曜日はOPENDAYと日曜フリマです。ぜひお散歩のついでにお立ち寄りいただき、空ちゃの中をご覧になってください。

それでは、良いスタディサークル活動を!

今日も明日もレッツスタディ!

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